Barrierefreiheit in PDF-Dateien: So optimieren Sie Ihr Layout

In der heutigen digitalen Welt sind barrierefreie PDFs eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Personen Zugang zu Informationen haben. Es ist wichtig, dass Unternehmen und Organisationen die Bedeutung von Barrierefreiheit erkennen und die notwendigen Schritte unternehmen, um ihre PDF-Dokumente barrierefrei zu gestalten. Auf welche Aspekte muss man bei der Erstellung von barrierefreien Layouts achten und was bedeutet Barrierefreiheit überhaupt?

Inhaltsverzeichnis

• Die Zielgruppe – Für wen gestalten Sie das Dokument?
• Allgemeine Benutzerfreundlichkeit als Teil der Barrierefreiheit
• Technische Barrierefreiheit
• Gestalterische Barrierefreiheit – ist das immer sinnvoll?
• Fazit

1. Die Zielgruppe – Für wen gestalten Sie das Dokument?

Bevor es in die Layout-Phase der Texte geht, stellen Sie sich zunächst folgende Frage: Wie definiert sich die Zielgruppe? Welche Personen werden aller Voraussicht nach mehrheitlich die Texte lesen? Welches Durchschnittsalter, welches Geschlecht, welchen Beruf, welches Einkommen und welchen Wohnort haben sie? Und welche Bedürfnisse, Erwartungen, Motive, Gefühle, Einstellungen und Verhaltensweisen lassen sich daraus schlussfolgern? Je genauer die Zielgruppe definiert wird, umso besser lässt sich beurteilen, welche Form der Barrierefreiheit sich für das Layout anbietet. Wenn sich die Publikation z.B. in erster Linie an ältere Menschen richtet, so muss die volle Barrierefreiheit für eingeschränkt Sehende gewährleistet sein.

Bildnachweis: Pict Rider – stock.adobe.com

2. Allgemeine Benutzerfreundlichkeit als Teil der Barrierefreiheit

Es ist wichtig zu beachten, dass die Erstellung von barrierefreien PDFs nicht nur für Menschen mit Behinderungen von Vorteil ist. Auch Menschen ohne Behinderungen profitieren von gut strukturierten und leicht zugänglichen Dokumenten. Einige Mindeststandards der Barrierefreiheit können und sollten sie in jedem Layout einhalten. Andere Aspekte der Barrierefreiheit sind nicht immer sinnvoll, da sie die Ästhetik des Layouts beeinträchtigen und den Lesekomfort für Nutzer ohne Einschränkungen erheblich einschränken können. 

3. Technische Barrierefreiheit

Die durch Tools technisch prüfbaren Standards der Barrierefreiheit sollten immer gewährleistet sein, wenn das Dokument digital veröffentlicht wird. Um ein PDF technisch barrierefrei zu gestalten, müssen mehrere Aspekte beachtet werden:

Screenshot aus dem Programm InDesign: Mit Software wie Acrobat oder InDesign lassen sich Metadaten für das Dokument anlegen und Inhalte taggen.

• Auslesbarkeit der Texte gewährleisten
  Damit Screenreader die Texte korrekt vorlesen können, muss in dem PDF die korrekte Dokumentensprache eingestellt sein. Zum anderen darf das PDF durch Schutzfunktionen (z.B. durch einen Schreib- und Kopierschutz) nicht derart beeinträchtigt werden, dass Screenreader keinen Zugriff mehr auf die Texte haben.
  
  
• Texte mit linearer Struktur und klarer Hierarchie
  Damit die Texte leicht erfassbar sind und von Screenreadern korrekt ausgelesen werden können, müssen sie in Überschriften, Absätze, Listen etc. strukturiert werden und eine lineare Abfolge haben. Dies ermöglicht es Menschen mit Sehbehinderungen, schnell die wichtigsten Informationen zu finden und im Dokument besser zu navigieren.
  
  
• Textbausteine mit Tags versehen
  Anschließend müssen Überschriften, Unterüberschriften, Listen, Fließtexte etc. in den Metadaten als solche gekennzeichnet (»getagt«) werden. So erkennen Screenreader die Textstruktur und lesen die Textbausteine nicht einfach ohne Pausen am Stück vor.
  
  
• Bilder und Grafiken mit Alternativtexten
  Einer der wichtigsten Schritte ist die Verwendung von alternativen Texten für Bilder und Grafiken. Diese alternativen Texte beschreiben den Inhalt des Bildes oder der Grafik, sodass Menschen mit Sehbehinderungen das Dokument verstehen können.
  
  
• Navigationshilfen
  Platzieren Sie Hyperlinks zu angegebenen Internetseiten und gestalten Sie das Inhaltsverzeichnis sowie Querverweise anklickbar. Zudem muss das Dokument mit Lesezeichen, die zu den einzelnen Kapiteln führen, versehen werden. Dadurch kann man von jeder Seite schnell zu allen Abschnitten des Dokuments navigieren.
  
  
• Dokument-Medadaten
  Abschließend werden in der PDF-Datei die Dokument-Metadaten hinterlegt. Geben Sie im jeden Fall den Dokumenttitel an, damit der Titel in der Titelleiste des geöffneten Dokuments angezeigt wird. Geben Sie zusätzlich noch eine kurze Dokumentbeschreibung sowie die Autoren an. Das fördert nicht nur die Nutzerfreundlichkeit, sondern ist auch ein Faktor der Suchmaschinenoptimierung. Wenn Sie das Dokument z.B. auf einer Website einbinden, kann Google die Metadaten auslesen und in den Suchergebnissen anzeigen. Ihr Dokument wird so leichter auffindbar.
  
  
• Überprüfung der Barrierefreiheit
  Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Prüfung des Dokuments auf Barrierefreiheit, bevor es veröffentlicht wird. Dies kann entweder manuell oder mit speziellen Tools durchgeführt werden. Diese Tools können automatisch Probleme wie fehlende Alternativtexte oder schlechte Strukturierung erkennen und helfen, sie zu beheben. Das Ergebnis lässt sich in einem automatisiert erstellten Prüfbericht festhalten.
  
  

Barrierefreiheitsprüfung: Die Barrierefreiheit von PDF-Daten lässt sich z.B. in Acrobat prüfen.

4. Gestalterische Barrierefreiheit – ist das immer sinnvoll?

Mit der fehlerfreien Überprüfung der zuvor genannten Punkte erfüllt Ihr Dokument wesentliche Bedingungen der Barrierefreiheit. Damit ist aber nicht gesagt, dass das Layout tatsächlich vollumfänglich barrierefrei ist. Mit der softwareseitigen Überprüfung werden nur technisch erfassbare Standards getestet. Zum Beispiel, ob die Texte für Screenreader auslesbar sind und ob alle Inhalte getagt wurden.

Sobald die Gestaltung komplexer und ästhetisch variabler wird, stehen z.B. Farbgebung und Typografie der Barrierefreiheit oftmals entgegen. Es muss anhand der Zielgruppe abgewogen werden, wie umfassend das Dokument gestalterisch barrierefrei angelegt wird und inwieweit man dazu bereit ist, die visuelle Gestaltung hinten anzustellen.

Folgende Kriterien der gestalterischen Barrierefreiheit müssen bei einem PDF-Layout eigentlich berücksichtigt werden:

• keine Designelemente
  Icons, Diagramme, Bilder, Schmuckelemente und Kolumnentitel sind für die Barrierefreiheit hinderlich. Auf diese sollte weitgehend verzichtet werden.
  
  
• Farbgebung
  Farblich dürfen nur starke Hell-Dunkel-Kontraste verwendet werden. Ein helles Gelb auf weißem Hintergrund darf z.B. nicht verwendet werden. Auf Farbkombinationen der Farbenblindheit (Rot-Grün usw.) sollte immer verzichtet werden.
  
  
• Typografie
  Schriftgrößen und Zeilenabstände müssen größer als üblich angelegt werden. Die Mindestschriftgröße liegt bei 12 Punkt, Texte dürfen nur einspaltig angelegt werden und Marginalien müssen exakt verankert werden. Fußnoten und  Kolumnentitel sind schwer auslesbar, weshalb auf sie verzichtet werden sollte.
  
  
• Komplexe Tabellen
  Tabellen kann man technisch gesehen mit den korrekten Tags barrierefrei anlegen. Jedoch wirken lange Tabellen, die von einem Screenreader vorgelesen werden, für die Hörer schwer zugänglich.

5. Fazit

Je mehr das Layout vom Design, der Struktur und der Typografie barrierefrei angelegt wird, desto unansehnlicher wird das Layout aus der rein ästhetischen Design-Perspektive. Für eingeschränkt Sehende sind die Kriterien einer leicht zu erfassenden und schönen Gestaltung  jedoch abweichend zu den herkömmlichen Standards. Idealerweise müssten daher immer zwei Dokumente angelegt werden. Das ist ökonomisch jedoch aufwendig und damit selten praxistauglich.

Daher ist zu Beginn eines Layout-Projekts immer abzuwägen, welche Aspekte der Barrierefreiheit für die Zielgruppe unerlässlich sind und auf welche verzichtet werden können. Halten Sie als Mindeststandard immer die technischen Kriterien der Barrierefreiheit ein. Diese lassen sich ohne große Layout-Anpassungen umsetzen. Am Ende ist Barrierefreiheit bei PDF-Daten immer ein Kompromiss.

Philip Esch | 20. April 2023